Kanban

Kanban (看板, in giapponese "cartellone" o "segnale visivo") è un metodo di gestione del lavoro basato sulla visualizzazione del flusso e sul limite del lavoro in corso. Nasce nel Toyota Production System (TPS) anni '40-'50 e viene poi adattato al lavoro di conoscenza (software, marketing, operations) da David J. Anderson nel 2010.

I 4 principi fondanti

1. Inizia da dove sei — Kanban non richiede una riorganizzazione: parte dal workflow esistente
2. Cerca cambiamenti evolutivi, non rivoluzionari
3. Rispetta ruoli e responsabilità attuali
4. Incoraggia atti di leadership a ogni livello

Le 6 pratiche core

1. Visualizza il flusso (la kanban board)
2. Limita il WIP (Work In Progress)
3. Gestisci il flusso (misura, ottimizza)
4. Rendi esplicite le policy (criteri per ogni colonna)
5. Implementa feedback loop (review periodiche)
6. Migliora collaborativamente, evolvi sperimentalmente

La Kanban Board

Backlog

• Task A
• Task B
• Task C
• …

To DoWIP 5

• Task D
• Task E
• Task F

In ProgressWIP 3

• Task G
• Task H

ReviewWIP 2

• Task I
• Task J

Done

• Task K
• Task L
• Task M
• …

Elementi

WIP Limit — il cuore di Kanban

Il Work In Progress limit è la regola più potente (e meno intuitiva) di Kanban: si limita quante cose si fanno contemporaneamente, non quante se ne devono fare.

Perché funziona

• Multitasking = perdita di efficienza: cambiare contesto costa il 20-40% del tempo
• Fluss più veloce: meno cose in parallelo = ogni cosa finisce prima
• I colli di bottiglia emergono: se "Review" è sempre piena, sai dove intervenire
• Forza a chiudere prima di iniziare: "stop starting, start finishing"

Come scegliere il WIP limit

Regola empirica: WIP limit ≈ numero di persone × 1.5 per la colonna principale di lavoro.

• 4 persone → WIP = 6 in "In Progress"
• Se è sempre saturo → riduci, scopri il bottleneck
• Se è sempre vuoto → puoi aumentare o ridurre il team

Metriche chiave

1. Lead Time

Tempo totale da quando una card entra nel sistema a quando esce ("Done").

"Quanto tempo passa tra quando il cliente chiede e quando riceve?"

2. Cycle Time

Tempo da quando il lavoro inizia (entra in "In Progress") a quando termina.

"Quanto tempo lavoriamo effettivamente su una card?"

3. Throughput

Numero di card completate per unità di tempo (es. card/settimana).

4. Cumulative Flow Diagram (CFD)

Grafico ad area che mostra l'accumulo di card per ogni stato nel tempo. Le aree che si allargano rivelano colli di bottiglia.

5. WIP medio

Quante card sono mediamente in corso. Legato a Little's Law:

Lead Time = WIP / Throughput

Per ridurre il Lead Time hai due leve: ridurre WIP o aumentare Throughput. La prima è quasi sempre più semplice e veloce.

Classi di servizio

Non tutte le card hanno la stessa urgenza/priorità. Si usano classi di servizio (rappresentate da colori, swimlane o tag):

Regola: massimo 1 Expedite alla volta, altrimenti perde senso.

Cadenze tipiche

Kanban vs Scrum

Esiste anche Scrumban = ibrido che usa Scrum come framework e Kanban per la gestione del flusso.

Kanban vs Gantt

Vedi anche Gantt. In sintesi:

Combinazione tipica: Gantt per la roadmap di alto livello (mesi/trimestri), Kanban per l'esecuzione quotidiana.

Buone pratiche

• Inizia visualizzando il flusso reale (non quello ideale)
• Rendi esplicite le policy: cosa significa "Done"? Quando una card può entrare in "Review"?
• Limita davvero il WIP: senza WIP limit hai un to-do list, non Kanban
• Misura prima di ottimizzare: senza CFD e Cycle Time stai improvvisando
• Una card = un risultato concreto e demoabile, non un sotto-task tecnico
• "Pull" non "push": chi è libero prende una card, non gliela si assegna

Anti-pattern

• ✕ Board con 12 colonne: nessuno la legge, diventa burocrazia
• ✕ WIP limit ignorati: "sì ma stavolta è urgente" → ogni volta
• ✕ Card immortali: una card aperta da 3 settimane è un sintomo, non un task
• ✕ Nessuna pulizia della board: "Done" che accumula 200 card = nessuno la guarda
• ✕ Kanban senza metriche: la board è solo decorazione se non misuri il flusso
• ✕ Usarlo come Trello generico: una board non è Kanban senza WIP limit e policy

Strumenti

Collegamenti

• Task — le card della Kanban board sono task
• Gantt — strumento complementare/alternativo
• Metodologie — Kanban tra i framework Agile
• Scrum — framework agile alternativo
• Esecuzione — Kanban vive principalmente qui
• Eisenhower Matrix — le classi di servizio sono una forma di prioritizzazione strutturata
• Nemawashi — radici Lean comuni (entrambi dal mondo Toyota)